A. Perbedaan Bisnis Owner dengan Self Employee
Problematika utama usaha yang masih baru atau baru berkembang adalah kemampuan mengembangkan dari bisnis kecil menjadi bisnis yang lebih besar. Diantaranya karena usaha ini masih diurusi sendiri, jika pemilik bisnis tidak hadir di tempat usaha, problematika dan kendala bisnis muncul, bahkan tidak jarang usaha berhenti sementara jika pemiliknya tidak hadir.
Jika usahanya sudah melibatkan jumlah pegawai yang cukup banyak, pegawai tidak bekerja dengan baik, karena bisnis belum menerapkan prinsip-prinsip bisnis dengan sistem yang baik, yaitu SOP. Bisnis masih mengandalkan pemiliknya, yang biasa dikenal self employee, kebijakan penting operasional masih ditangan owner, atau sedikit orang. Bisnis owner, kepemilikan bisnis, lebih menekankan pada pemberdayaan;
- Pegawai, membangun team pegawai yang bisa diandalkan mengerjakan hampir seluruh segi usaha, mereka di pandu dengan job deskripsi dan perjanjian kerja.
- Mengandalkan peraturan tertulis dan jelas, sehingga pegawai yang bekerja lebih baik akan mendapatkan penghasilan yang lebih besar dibandingkan dengan pegawai yang kurang produktif. Pegawai dan team akan melihat keadilan dalam bekerja, karena peraturan yang jelas.
- Bisnis dapat dikembangkan dengan membuka cabang, karena sistem yang baik akan mudah diduplikasi ke tempat lain dan berhasil sama baiknya.
- Bisnis yang sudah menggunakan SOP akan dapat dikembangkan dengan sistem penjualan waralaba, bisnis dapat dimiliki banyak orang dengan sistem yang baik ini.
- Pemilik bisnis akan fokus menjaga sistem dan mengembangkan bisnisnya dengan membangun inovasi dan kreatifitas.
B. Mengenal SOP
SOP atau standar operasional prosedur, sebenarnya bisa berarti sesuatu yang sederhana dan berkembang menjadi sesuatu yang sangat rumit, bisa saya jelaskan sebagai berikut:
- Pemilik bisnis sebagai standar.
- Standar tertulis sederhana.
- Standar dengan komputerisasi.
SOP biasanya meliputi beberapa bagian terpenting dari operasional perusahaan, tujuan disusun suatu SOP adalah untuk;
- Membuat standarisasi produk dan layanan kepada konsumen, misalnya kita mengkonsumsi ayam goreng KFC di Surabaya, rasanya sama dengan di KFC Jakarta, karena sudah menggunakan SOP yang sama.
- Mengurangi kesalahan produksi, dengan SOP pembuatan produk dan layanan, dapat diajarkan kepada seluruh crew/pegawai di smua cabang, sehingga kesalahan dapat diminimalisir.
- Operasional efisien, dengan SOP yang baik maka, akan terjadi penghematan operasional, bukan hanya minimalnya kesalahan, tetapi juga sistem persediaan juga dapat dilakukan dengan baik.
Beberapa bidang yang perlu disusun SOP, meliputi bagian sebagai berikut:
- SOP Produksi.
- SOP administrasi dan keuangan.
- SOP kepegawaian.
- SOP pemasaran.
- SOP operasional.
- SOP kemitraan bisnis.
- SOP perawatan mesin dan aset vital.
Semakin besar dan kompleks organisasi bisnis, maka SOP yang harus disusun juga semakin kompleks, yang awalnya hanya pengumuman selembar kertas, menjadi klausul berlembar-lembar dan melibatkan ahli hukum.
C. Cara Pembuatan SOP Sederhana
SOP untuk perusahaan yang baru berdiri adalah pemiliknya sendiri, apa yang disampaikan dan ketentuan yang dikeluarkan pemilik atau pimpinan akan menjadi standar, akan tetapi setelah perusahaan tumbuh, jumlah pegawai dan operasional semakin rumit, maka SOP harus mulai ditulis.
Penulisan SOP dapat dilakukan dengan berbagai cara:
- NARASI, berupa uraian naratif, penjelasan uraian proses dan prosedur.
- DIAGRAM ALUR, untuk mempermudah, dari SOP naratif, dilengkapi diagram alur, sehingga memudahkan memahami urutan-urutan proses kerja.
- TABULASI, dengan kolom-kolom penjelasan memberikan gambaran, apa pekerjaannya, siapa yang mengerjakannya dan bagaimana dikerjakannya dalam bentuk kolom tabulasi. Model ini memudahkan memisahkan tanggungjawab personal yang terlibat.
- Campuran, model ini yang paling sering digunakan, yakni menggunakan semua model pembuatan SOP, sehingga bagian tertentu dapat ditekankan lebih. Tujuannya adalah memudahkan proses pemahaman SOP tersebut.